Blockstruct hat über neun Monate eine KI-gestützte Lösung für Dokumentenverarbeitung und Prozessautomatisierung entwickelt, in Betrieb genommen und im laufenden, geschäftskritischen Produktivbetrieb erprobt. Sie verbindet über 100 Beteiligte, Unternehmen und kommunale Stellen, die jeden Monat tausende Dokumente austauschen.
Dokumente in allen möglichen Formaten, aus hunderten Quellen
- Handarbeit um 80 % reduziert
- Kosten deutlich gesenkt
- Verarbeitung fünfmal schneller
- Genauigkeit der Verarbeitung auf 98 bis 99 % gesteigert
- Ergebnisse in einer konfigurierbaren Web-Anwendung
Jedes Unternehmen und jede öffentliche Stelle, die länger als ein paar Jahre arbeitet, kennt das Problem: brauchbare Informationen liegen begraben in Stapeln von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, verschiedenen Zeiträumen und in verschiedenen digitalen und analogen Formaten.
Besonders Unternehmen mit regelmäßigem Austausch mit vielen externen Partnern stehen vor derselben Aufgabe: viel Dokumentenvolumen, hoher Einsatz, und alles kommt von außen, jeder mit eigenen Formaten, eigenen Konventionen und unterschiedlichem Grad an Struktur.
Im zweiten Quartal 2025 wurde Blockstruct beauftragt, genau dieses Problem zu lösen.
In drei Monaten Umsetzungszeit haben wir eine produktionsreife, KI-gestützte Verarbeitungs- und Automatisierungslösung entwickelt und eingeführt, die mehr als 100 Beteiligte verbindet, regelmäßig zehntausende Dokumente verarbeitet und einen Geschäftsprozess mit erheblichem finanziellem Anteil trägt.
Die Lösung ist im Einsatz, stabil und liefert messbare Ergebnisse.
Die geschäftliche Herausforderung
Unser Kunde betreibt einen geschäftskritischen Prozess, der auf laufender Korrespondenz mit über 100 kommunalen Stellen beruht. Jede dieser Stellen übermittelt ihre Informationen auf eigene Art:
- Papierbriefe, am Rechner erzeugte PDFs, Scans von Papierdokumenten, E-Mails
- Unstrukturierte und halbstrukturierte Dokumente, uneinheitliche Layouts und Begriffe
- Freitext gemischt mit Tabellen, Fotos und Bildern, Datumsangaben, personenbezogenen Daten und Finanzdaten, inklusive Zahlungsanweisungen
Vor der Beauftragung von Blockstruct war der Prozess:
- Fast vollständig abhängig von der Handarbeit hoch qualifizierter Mitarbeiter, die Dokumente wiederholt prüften und Daten in mehrere getrennte Systeme eingaben.
- Von den Beteiligten als monoton und demotivierend erlebt, mit Stress, sinkender Stimmung und hoher Personalfluktuation als Folge.
- Über mehrere große Excel-Tabellen verfolgt und gesteuert, die sehr schnell unübersichtlich und extrem fehleranfällig wurden, weil eine einfache Aktion wie Sortieren oder Filtern alle Bezüge zwischen zusammengehörigen Daten zerstören konnte.
- Angewiesen auf manuelle Eingaben in verschiedene Formulare und Systeme, was die Nachvollziehbarkeit der ausgeführten Abläufe extrem erschwerte.
- Kaum verlässlich zu verfolgen, abzustimmen und zu prüfen.
Mit steigendem Dokumentenvolumen kam das Team an die Belastungsgrenze:
- Die Verarbeitungsgeschwindigkeit hielt mit dem Bedarf nicht mehr mit
- Fehler wurden schwerer zu erkennen und zu korrigieren
- Tabellen und Formulare konsistent zu halten wurde zum Risiko
Die Organisation brauchte eine Lösung, die skaliert, genau arbeitet und prüfbar ist, ohne Compliance oder Datensouveränität aufzugeben.
Die KI-Lösung von Blockstruct
Wir haben eine maßgeschneiderte Plattform für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und Prozessautomatisierung entworfen, zugeschnitten auf die Realität der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und öffentlichem Sektor.
Wesentliche Funktionen
1. Intelligente Dokumentenerfassung
- Nimmt Dokumente aus hunderten Quellen in dutzenden Formaten auf
- Verarbeitet Scans, PDFs und digitale Formate
- Kommt mit stark schwankender Struktur und Gestaltung zurecht
2. KI-gestützte OCR mit Formaterhalt
- Moderne OCR extrahiert Text und erhält dabei die Struktur des Dokuments
- Tabellen, Abschnitte und Formatierung bleiben erhalten, damit die weitere Verarbeitung verlässlich aufsetzen kann
3. KI-basierte Datenerkennung und Extraktion
Große Sprachmodelle erkennen und extrahieren:
- Daten, Fristen, Laufzeiten
- Geldbeträge und Zahlungsanweisungen
- Personenbezogene Daten
- Kontextabhängige Geschäftsdaten aus Freitext
Die extrahierten Daten werden in strukturierte, maschinenlesbare Form gebracht und in einer Datenbank gespeichert, für flexible und prüfbare automatische und, wo nötig, auch manuelle Weiterverarbeitung.
4. Geschäftslogik und Automatisierungsschicht
- Wendet Prüfregeln, Berechnungen und Geschäftslogik an
- Automatisiert Weiterleitung, Anreicherung und nachgelagerte Verarbeitung
- Reduziert menschliches Eingreifen auf Ausnahmen und Aufsicht
5. Eigene Web-Anwendung
- Stellt die Ergebnisse in einer klaren, konfigurierbaren Oberfläche dar
- Erlaubt Prüfen, Freigeben und Weiterarbeiten mit den extrahierten Daten
- Schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den ganzen Prozess
Europäische Tech-Souveränität von Anfang an
Die Lösung wurde von Beginn an nach den Prinzipien europäischer Tech-Souveränität gebaut:
- Vier spezialisierte Drittdienstleister
- Alle Dienste in Europa gehostet und betrieben
- Bewusste Trennung der Anbieter, um systemisches Risiko zu senken
- Klarer Fokus auf Datenschutz, Compliance und Kontrolle
Das entspricht den Erwartungen regulierter Branchen, öffentlicher Stellen und Großkunden. Ein Feld, in dem Blockstruct viel Erfahrung hat, unter anderem aus Projekten mit Banken und Behörden.
Gemessene Wirkung
Die Ergebnisse sind klar und belegbar:
- 80 % weniger manuelle Bearbeitung
- Fünfmal höherer Dokumentendurchsatz
- Genauigkeit von etwa 90 bis 95 % (Mensch) auf etwa 98 bis 99 % (KI-gestützte Automatisierung) gestiegen
- Deutlich geringere Betriebskosten
- Weniger Abhängigkeit von extrem fragilen Excel-Abläufen
Am wichtigsten: das Team des Kunden ist von der Dauerfeuerwehr in die Kontrolle gewechselt und hat Vertrauen in seine Daten, seine Abläufe und seine Fähigkeit zu wachsen. Es ist die stumpfsinnige Dokumentenarbeit los und kann die Zeit für die Urteilsfragen nutzen, die der Prozess wirklich braucht: Ausnahmen, Beziehungen zu den Beteiligten und Entscheidungen, die klar beim Menschen bleiben.
Ein ähnlich dokumentenlastiger Prozess mit vielen Beteiligten bei Ihnen? Melden Sie sich, dann sprechen wir darüber, wie wir Ihren Betrieb unterstützen können.