Blockstruct je kroz devet mjeseci razvio, uveo i provjerio u živom, poslovno kritičnom produkcijskom okruženju rješenje za obradu dokumenata i automatizaciju poslovnih procesa uz pomoć AI, koje povezuje više od 100 učesnika, kompanija i jedinica lokalne uprave, koji svaki mjesec razmjenjuju hiljade dokumenata.
Dokumenti u svakojakim formatima, iz stotina izvora
- Ručni rad smanjen za 80 %
- Troškovi značajno niži
- Obrada pet puta brža
- Tačnost obrade povećana na 98 do 99 %
- Rezultati prikazani u web aplikaciji koja se prilagođava potrebama
Svaka kompanija i svaka javna ustanova koja radi duže od par godina zna za taj problem: korisne informacije i podaci leže zakopani u gomilama dokumenata iz raznih izvora, raznih perioda i u različitim digitalnim i analognim, papirnim formatima.
Posebno kompanije koje redovno komuniciraju sa velikim brojem vanjskih partnera imaju isti izazov: veliki obim dokumenata, visok ulog, i sve dolazi izvana, od svakoga u njegovom formatu, po njegovim konvencijama i sa različitim nivoom strukture.
U drugom kvartalu 2025. Blockstruct je angažovan da riješi upravo taj problem.
Kroz tri mjeseca isporuke razvili smo i uveli produkcijsko rješenje za obradu i automatizaciju uz pomoć AI, koje povezuje više od 100 učesnika, redovno obrađuje desetine hiljada dokumenata i nosi poslovni proces sa značajnom finansijskom komponentom.
Rješenje je u radu, stabilno je i donosi mjerljive rezultate.
Poslovni problem
Naš klijent vodi poslovno kritičan proces koji zavisi od neprekidne prepiske sa više od 100 jedinica lokalne uprave. Svaka od njih informacije dostavlja na svoj način:
- Fizička pisma, PDF-ovi generisani na računaru, skenovi papirnih dokumenata, mejlovi
- Nestrukturirani i polustrukturirani dokumenti, potpuno nedosljedni izgled i terminologija
- Slobodan tekst pomiješan sa tabelama, fotografijama i slikama, datumima, ličnim podacima i finansijskim podacima, uključujući platne naloge
Prije nego što se Blockstruct uključio, proces je:
- Zavisio skoro potpuno od ručnog rada visoko kvalifikovanih zaposlenih, koji su ponavljali pregled dokumenata i unos podataka u više razdvojenih sistema.
- Bio doživljen kao monoton i demoralizujući, što je donosilo stres, opadanje morala i veliku fluktuaciju zaposlenih.
- Praćen i vođen kroz nekoliko velikih Excel tabela, koje su vrlo brzo postajale nerazumljive i izuzetno podložne greškama, jer je jednostavna radnja kao sortiranje ili filtriranje mogla obrisati sve veze između povezanih podataka.
- Zavisio od ručnog unosa u razne formulare i sisteme, što je sljedivost izvršenih poslovnih procesa činilo izuzetno teškom.
- Gotovo nemoguć za pouzdano praćenje, usaglašavanje i provjeru.
Kako je obim dokumenata rastao, tim je došao do granice:
- Brzina obrade nije mogla pratiti potrebe
- Greške su postajale sve teže za otkrivanje i ispravku
- Održavanje dosljednosti između tabela i formulara bilo je sve rizičnije
Organizaciji je trebalo rješenje koje skalira, radi tačno i može se provjeriti, bez odustajanja od usklađenosti i suverenosti nad podacima.
Blockstructovo rješenje zasnovano na AI
Osmislili smo platformu po mjeri za obradu dokumenata i automatizaciju poslovnih procesa uz pomoć AI, prilagođenu stvarnosti saradnje između privrede i javnog sektora.
Ključne mogućnosti
1. Inteligentno prihvatanje dokumenata
- Prihvata dokumente iz stotina izvora, u desetinama formata
- Podržava skenirane dokumente, PDF-ove i digitalne formate
- Nosi se sa velikim razlikama u strukturi i izgledu
2. OCR uz pomoć AI, sa zadržavanjem formata
- Napredni OCR izvlači tekst i pri tome zadržava strukturu dokumenta
- Tabele, sekcije i formatiranje ostaju sačuvani, da bi dalja obrada mogla pouzdano nastaviti
3. Prepoznavanje i izvlačenje podataka zasnovano na AI
Veliki jezički modeli prepoznaju i izvlače:
- Datume, rokove, trajanja
- Novčane iznose i platne naloge
- Lične podatke
- Poslovne podatke koji zavise od konteksta, iz slobodnog teksta
Izvučeni podaci se pretvaraju u strukturiran, mašinski čitljiv oblik i čuvaju u bazi, za fleksibilnu i provjerljivu automatsku i, kada je potrebno, ručnu obradu.
4. Sloj poslovne logike i automatizacije
- Primjenjuje pravila provjere, izračune i poslovnu logiku
- Automatizuje usmjeravanje, obogaćivanje i dalju obradu
- Svodi ljudsku intervenciju na izuzetke i nadzor
5. Web aplikacija po mjeri
- Prikazuje obrađene rezultate u jasnom, prilagodljivom korisničkom sučelju
- Omogućava pregled, potvrdu i rad sa izvučenim podacima
- Daje transparentnost i sljedivost kroz cijeli proces
Evropska tehnološka suverenost od početka
Rješenje je od prvog dana projektovano po principima evropske tehnološke suverenosti:
- Četiri specijalizovana pružaoca usluga trećih strana
- Sve usluge hostovane i vođene unutar Evrope
- Svjesno razdvajanje pružalaca usluga, da bi se smanjio sistemski rizik
- Jasan fokus na zaštitu podataka, usklađenost i kontrolu
To odgovara očekivanjima regulisanih industrija, organizacija javnog sektora i velikih klijenata. Oblast u kojoj Blockstruct ima veliko iskustvo, između ostalog iz projekata sa bankama i državnim institucijama.
Izmjereni poslovni efekat
Rezultati su jasni i mjerljivi:
- 80 % manje ručne obrade
- Pet puta veća propusnost dokumenata
- Tačnost povećana sa oko 90 do 95 % (čovjek) na oko 98 do 99 % (automatizacija uz pomoć AI)
- Značajno niži operativni troškovi
- Manja zavisnost od izuzetno krhkih procesa u Excelu
Najvažnije, klijentov tim je iz stalnog gašenja požara prešao u kontrolu i dobio povjerenje u svoje podatke, svoje procese i svoju sposobnost da raste. Oslobođen je tupog rada sa dokumentima i to vrijeme može trošiti na procjene koje proces zaista traži: izuzetke, odnose sa učesnicima i odluke koje ostaju čvrsto kod čovjeka.
Imate sličan proces, pun dokumenata i sa mnogo učesnika? Javite se, pa da porazgovaramo kako možemo podržati vaše poslovanje.